Traçabilité des lots
Un rappel de l’ACIA en vingt minutes : ce qu’il faut avoir noté avant
· Entrepot360.ca
Un fournisseur vous écrit : le lot 24-118 de son produit est rappelé. Trois questions arrivent en même temps. En avons-nous reçu ? Où est-il maintenant ? Chez qui en avons-nous envoyé ? Si vous pouvez répondre en vingt minutes, le rappel est une mauvaise matinée. Sinon, c’est une mauvaise semaine.
Les vingt minutes ne sont pas un délai de la loi : c’est une cible qu’on se donne. Elle n’est atteignable que si tout a été noté avant, au moment où les produits passaient entre vos mains. Voici quoi.
Ce que le règlement demande, en bref
Au Canada, le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada demande à la plupart des entreprises alimentaires de pouvoir retracer un aliment un pas en amont (de qui il vient) et un pas en aval (à qui il a été fourni). Selon ce que l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) publie, les documents de traçabilité se conservent deux ans, doivent être accessibles au Canada, et se remettent à l’Agence dans les 24 heures suivant sa demande, parfois moins.
Les obligations varient selon votre activité : fabricant, distributeur, détaillant ou organisme d’aide alimentaire ne sont pas tous visés de la même façon. Ce texte n’est pas un avis juridique ; la page de l’ACIA fait foi, et elle a un outil pour savoir ce qui s’applique à vous : inspection.canada.ca, section « Traçabilité des aliments ».
Quatre choses à noter à la réception
- Le nom du produit, tel qu’on le lit sur l’emballage.
- Le code de lot du fournisseur. C’est lui que l’avis de rappel nommera, pas votre numéro interne. S’il n’est pas saisi à la réception, il faudra aller le lire sur chaque caisse.
- De qui vous l’avez reçu, avec le numéro de son bon de livraison.
- La date de réception.
Trois choses à noter à l’expédition
- À qui c’est parti : le client ou l’organisme, et une personne à joindre.
- Quel lot, et pas seulement quel produit. « Douze caisses de sauce tomate » ne suffit pas ; il faut savoir desquelles il s’agit.
- La date du départ.
Deux pertes de trace reviennent souvent. La première : le lot est noté à la réception, mais le bon de livraison ne dit pas quel lot est sorti. La seconde : on défait une palette pour compléter une commande, et les caisses changent de palette sans que rien ne le dise.
Ce qu’il faut pouvoir sortir, le jour venu
- la quantité reçue de ce lot, et par quels arrivages ;
- ce qui est encore en stock, et à quelle adresse ;
- la liste de ceux qui en ont reçu, avec les quantités et de quoi les joindre ;
- ce qui a été jeté ;
- un bilan qui tombe juste : reçu = en stock + parti + jeté.
Le dernier point est le plus utile. Un bilan qui ne tombe pas juste dit qu’il manque une écriture quelque part ; mieux vaut le découvrir pendant un exercice que pendant un rappel.
Retenir d’abord, chercher ensuite
La première chose à faire n’est pas de téléphoner aux clients : c’est d’empêcher le lot de sortir encore. Tant qu’il n’est pas bloqué, quelqu’un peut le charger dans le prochain camion pendant que vous cherchez.
Comment Entrepot360.ca s’y prend
Le logiciel ne décide de rien à votre place ; il garde ce qui a été saisi, et le rend vite.
- À la réception, chaque ligne a sa quantité, sa date et le numéro de lot du fournisseur s’il y en a un ; l’arrivage porte sa provenance et son numéro de bon.
- L’écran Traçabilité cherche par lot du fournisseur, par code, par lot interne ou par nom. Il montre d’où vient le produit, où il est, chez qui il est parti et ce qui a été jeté, avec le bilan. « Imprimer la trace » en fait un document.
- L’écran Rappels reçoit l’avis et ses critères : les lots touchés sont retenus d’un coup et ne peuvent plus sortir.
- Pour une entreprise, le bon de livraison porte les numéros de lot, et la trace nomme le client et la personne à joindre.
- Chaque mouvement est signé et daté, dans un journal qui ne se réécrit pas.
Ce que le logiciel ne fait pas : il n’avise ni l’ACIA ni vos clients à votre place, et il ne connaît pas un lot que personne n’a saisi.
L’exercice des vingt minutes
Une fois par saison, prenez au hasard un lot reçu il y a deux mois. Lancez un chronomètre, et produisez les cinq éléments de la liste plus haut. Notez le temps, et surtout l’endroit où vous avez bloqué : un lot non saisi, un bon sans numéro, un client sans personne à joindre. C’est là qu’il faut corriger la façon de noter — et c’est une correction de quelques secondes par réception.
Pour voir une trace complète sur des produits fictifs, l’entrepôt de démonstration s’ouvre sans compte.